Почему стандартные операционные процедуры являются секретным оружием для небольших SEO-команд

Стандартные операционные процедуры предназначены не только для больших команд. Узнайте, почему умные, оптимизированные системы необходимы для небольших операций SEO, и как создать свою собственную.

В этом посте рассмотрены вопросы и темы:

1. «Но мы маленькие — нам пока не нужны стандартные операционные процедуры».
2. Где небольшие SEO-команды испытывают трудности из-за отсутствия стандартных операционных процедур?
3. Что делает стандартную операционную процедуру (СОП) хорошей в SEO?
4. Как организовать ваши стандартные операционные процедуры?
5. Как начать?
6. Инструменты и методы создания стандартных операционных процедур.
7. Тестирование ваших стандартных операционных процедур.
8. Стандартные операционные процедуры для SEO: ключ к эффективному масштабированию небольших команд.

Когда вы являетесь частью небольшой команды SEO-специалистов (или работаете в одиночку), у вас нет возможности тратить бесконечные часы, дублировать усилия или постоянно переосмысливать что-то новое.

Каждая задача имеет значение. Каждый час имеет значение. 

Когда вы переключаетесь между аудитом, контентом, отчетностью и управлением клиентами, системы — это разница между ростом и хаосом.

Вот почему стандартные операционные процедуры (СОП) являются не таким уж секретным оружием, лежащим в основе некоторых из самых эффективных (и прибыльных) небольших SEO-операций, которые я знаю.

Если ваша команда все еще действует по принципу «кто помнит, как мы это делали в прошлый раз», то этот вариант для вас. 

У каждой команды SEO есть повторяющиеся задачи, которые выполняются снова и снова. Последовательное выполнение этих задач может гарантировать, что вы будете довольны своими клиентами. 

Это не значит, что они должны быть настолько жесткими, что не останется места для индивидуализации — мы все знаем, что SEO не является «универсальным решением». 

Главное — предоставить достаточно подробностей, чтобы задачу можно было выполнить, следуя инструкциям, но при этом достаточно свободных, чтобы дать простор для творческого мышления. 

И да, это не самая захватывающая тема, но наличие четких стандартных операционных процедур может повысить производительность, сократить количество ошибок и помочь в обучении новых сотрудников (или агентов ИИ!). 

«Но мы маленькие — нам пока не нужны стандартные операционные процедуры»

Это, пожалуй, самый большой миф, сдерживающий развитие небольших команд. 

Правда? Чем вы меньше, тем больше помогают стандартные операционные процедуры.

Стандартные операционные процедуры имеют плохую репутацию, поскольку они скучны, чрезмерно корпоративны и ненужны. 

Но на практике все наоборот. Если все сделано правильно, они сделают вашу команду SEO более гибкой, более последовательной и гораздо менее стрессовой. 

Вот что на самом деле дают вам СОП:

• Последовательность: ваши аудиты, отчеты, метаописания, внутренние ссылки — все выполняется одинаково, каждый раз.
• Делегирование: вы можете передавать задачи младшим членам команды, фрилансерам, новым сотрудникам или даже ИИ без бесконечных объяснений.
• Скорость: Больше не нужно изобретать велосипед. Процесс уже распланирован.
• Масштабируемость: вы можете расширять свою клиентскую базу, не сталкиваясь с трудностями на каждом шагу.

Множество успешных предприятий считают стандартные операционные процедуры основой своей масштабируемости. 

Такие компании, как Basecamp (теперь 37signals), давно выступают за четко определенные внутренние процессы, позволяющие командам оставаться небольшими, сфокусированными и эффективными. 

McDonald's — хрестоматийный пример из книги Майкла Э. Гербера «Возвращение мифа об электронном питании» — разросся до глобальных масштабов благодаря скрупулезным, воспроизводимым системам, которые обеспечивали единообразие в каждом месте. 

Что можно вынести из этого? 

Стандартные операционные процедуры предназначены не только для предприятий. Они являются причиной успеха небольших, гибких команд.

Где небольшие SEO-команды испытывают трудности из-за отсутствия стандартных операционных процедур

Вы когда-нибудь:

• Потратили 20 минут, пытаясь вспомнить, как структурировать документ технического аудита?
• Член команды опубликовал запись в блоге, в которой отсутствуют схема, внутренние ссылки или alt-теги?
• Наняли фрилансера и вам пришлось отвечать на одни и те же вопросы четыре раза?
• Пропустили повторяющуюся задачу, потому что она нигде не была четко задокументирована?

Тогда вы уже знаете, во что обходится отсутствие систем.

Когда вы малы, эти неэффективные действия легко игнорировать. «Это займет всего пять минут». 

Но пять минут, умноженные на каждого клиента, каждый месяц, становятся часами. А когда вы работаете в условиях жесткой маржи, время действительно деньги.

Что делает стандартную операционную процедуру (СОП) хорошей в SEO?

Лучшие СОП — это не 30-страничные документы, зарытые в вашем Диске, которые никто не читает. Они короткие, понятные и практичные. 

Подумайте о контрольных списках, аннотированных снимках экрана, видеороликах Loom и простых письменных шагах.

Вот краткий контрольный список того, что включает в себя хороший стандартный операционный процесс SEO:

• Название: Четкое и наглядное.
• Цель: Чего помогает достичь эта стандартная операционная процедура.
• Область применения: Где и когда применяется данный СОП.
• Необходимые инструменты: перечислите все необходимые логины, платформы или ресурсы.
• Пошаговые инструкции: четкие, пронумерованные или маркированные шаги.
• Советы и замечания: Необязательные, но полезные примечания, которые помогут избежать распространенных ошибок.
• Дата последнего просмотра: помогает отслеживать дату последнего обновления.
• Владелец: Лицо, ответственное за поддержание актуальности информации.

По возможности используйте визуальные материалы: снимки экрана, видео, ссылки на шаблоны или документы. 

Цель — сделать это безопасным для идиотов, а не пугающим. 

Как только они у вас появятся, вам нужно будет убедиться, что люди действительно ими пользуются, а для этого нужно организовать их интуитивно.

Как организовать ваши стандартные операционные процедуры

Создание стандартных операционных процедур — это одно, но если их никто не сможет найти, они не будут использоваться.

Вот как их организовать для эффективности:

• Используйте папки по функциям: Например:
  
  • Содержание.
  • SEO-аудит.
  • Отчетность.
  • КПП.
  • Админ.
• Создайте главный индекс СОП: простой документ со всеми ссылками на СОП, классифицированными по категориям, в идеале с функцией поиска.
• Встраивайте в свой инструмент управления проектами: привязывайте стандартные операционные процедуры непосредственно к задачам в ClickUp, Asana или любом другом инструменте, который вы используете.
• Регулярно проводите проверки: включите в свой операционный процесс ежеквартальные или ежемесячные проверки, чтобы поддерживать актуальность стандартных операционных процедур.

Централизованная и доступная система означает, что ваша команда действительно ее использует, и вы избегаете пугающей спирали «Где этот документ?». 

Или, что еще хуже, на них никто даже не смотрит, и в результате страдает качество и последовательность работы. 

Как начать

Начало работы с СОП не обязательно должно быть огромным проектом. Есть несколько разных способов начать. 

Для начала вы можете определить одну или две задачи, которые вы или ваша команда регулярно повторяете. 

Вот ваши самые простые решения:

• Загрузки в блог.
• Ежемесячная отчетность.
• Исследование ключевых слов. 

Выберите один из вариантов и просто документируйте шаги по мере их выполнения. 

Он не должен быть идеальным. Даже грубая версия лучше, чем ничего, и вы сможете доработать ее позже.

Другой способ — составить схему всей системы, а затем создать стандартную операционную процедуру для каждой ее части. 

Например, может оказаться, что первые три месяца работы над новым сайтом неясны, и вы хотите это уточнить. 

После создания первого набора стандартных операционных процедур вы можете обнаружить, что некоторые из них можно использовать в нескольких системах. 

Ниже приведены идеи некоторых наиболее распространенных стандартных операционных процедур, с которых стоит начать работу SEO-командам.

1. Ежемесячная отчетность

Определите, что именно включено, какие показатели имеют значение и как должны быть структурированы отчеты. 

Включите ссылку на предпочитаемый вами шаблон инструмента отчетности.

2. Публикация контента

От загрузки блога до обновления целевой страницы, составьте план своих действий для: 

• Форматирование.
• Метаданные.
• Внутренняя перелинковка.
• Оптимизация изображения. 
• Предварительные проверки.

3. SEO-аудит

Стандартизируйте процесс технического аудита. 

• Какие инструменты используются? 
• Какие проблемы вы отмечаете? 
• Как это представляется клиенту?

4. Адаптация

Что отправляется после ознакомительного звонка потенциальному клиенту или внутренней встречи по поводу нового бренда? 

Какой доступ вам нужен? 

Как выглядит ваша внутренняя структура? 

Вот так.

5. Исследование ключевых слов

Список:

• Используемые инструменты и процессы.
• Как группируются темы.
• Как результаты представляются заинтересованным сторонам.

Как только вы это сделаете, у команды SEO появится больше времени (и места для ума) для выполнения реальной работы.

Инструменты и методы создания стандартных операционных процедур

Вам не нужно модное программное обеспечение, чтобы начать, но вам нужна последовательность. Вот некоторые из инструментов, которые вы можете использовать, чтобы помочь себе:

• Loom: записывайте процессы по мере их выполнения, затем прикрепляйте видео к СОП.
• Notion или Google Docs: Отлично подходит для создания чистой, структурированной документации. Вы можете создать меню стандартных операционных процедур и напрямую ссылаться на документ и/или видео. 
• Инструменты ИИ: на рынке появляется ряд платформ, которые используют ИИ для помощи в создании этих стандартных операционных процедур. Они автоматически фиксируют выполнение вами задачи в реальном времени и превращают их в пошаговые руководства.
• ClickUp или Asana: Превратите СОП в шаблоны задач со встроенными контрольными списками и повторяющимися напоминаниями. Это обеспечит соблюдение СОП. 

Начните с простого и начните, вы всегда сможете внести поправки и корректировки в дальнейшем. Самое главное — убедиться, что вы выстраиваете свои СОП. 

Тестирование ваших стандартных операционных процедур

После того как вы задокументировали СОП, не считайте его окончательным. 

Настоящая проверка заключается в том, сможет ли кто-то другой понять это, не задавая вам по ходу дела пять вопросов. 

Попросите члена команды или фрилансера просмотреть документ и отметить все, что неясно, отсутствует или предполагает слишком много предварительных знаний. 

Это один из самых простых способов обнаружить пробелы в вашем процессе. 

Сделайте частью своей культуры периодическое тестирование и совершенствование стандартных операционных процедур, особенно при изменении инструментов или рабочих процессов. 

Процесс работает только в том случае, если его может использовать кто-то другой, а не тот, кто его написал.

Стандартные операционные процедуры для SEO: ключ к эффективному масштабированию небольших команд

Стандартные операционные процедуры, возможно, не самая яркая часть SEO, но для небольших команд они являются одной из самых важных.

Они дают вам передышку.

Они защищают ваше качество.

Они освобождают вашу команду, позволяя ей сосредоточиться на работе, которая действительно двигает дело вперед.

Если вы чувствуете, что напряжены, зашли в тупик или застряли на одном месте, пришло время начать документировать свои процессы.

В будущем вы будете благодарны за это решение.